Gestione di progetti: errori comuni, cause e soluzioni

La gestione di un cliente e del suo progetto richiede attenzione per evitare errori e perdite di tempo. Scopri le cause comuni di errori nella gestione di progetti e le soluzioni per evitarli.

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Gestire un cliente e il suo progetto richiede tempo e attenzione per evitare errori, imbarazzi e perdite di tempo per il team di sviluppo.

Questo è particolarmente importante se il progetto è gestito da una web agency o un’agenzia di comunicazione.

Considerando che nessuno è perfetto e tutti possono commettere errori, è essenziale comprendere le cause e la natura dell’errore per prevenire la sua ripetizione e identificare eventuali punti deboli del team e lacune nel processo di esecuzione.

Essere un project manager implica spesso la gestione simultanea di 4/5 progetti, coordinando team di professionisti di dimensioni contenute o medie.

Ma anche supervisionare tutte le attività ed essere responsabile dell’intera catena di sviluppo del progetto, correggendo eventuali cambiamenti improvvisi e imprevisti che possono verificarsi in qualsiasi momento a causa di un dettaglio mancante o sfuggito.

Non è certo un mestiere facile da svolgere, soprattutto nel contesto in cui viviamo, costantemente distratti da stimoli e bombardati da un’enorme quantità di informazioni.

È normale che qualche dettaglio possa sfuggire, quindi è essenziale ridurre le possibilità di ripetere lo stesso errore.

Gli errori più frequenti nella gestione di progetti e le cause

Le cause degli errori nella realizzazione di un progetto possono essere molteplici e una delle più comuni è la scarsa considerazione o l’analisi errata delle informazioni cruciali per il progresso delle diverse fasi del progetto, spesso causate dalla mancanza di un tema ben strutturato, formato e organizzato.

Ciò comporta diversi errori, tra cui il superamento del budget, ma possono verificarsi diverse tipologie. Esaminiamo le più comuni.

Confusione e poca chiarezza negli obiettivi

Seguire obiettivi chiari è fondamentale per un progetto di successo. Ripeterlo costantemente aiuta i nuovi project manager a evitare alcune difficoltà.

Lo stesso vale se gli obiettivi sono definiti ma non ben esplicati al resto del team. Pertanto, una comunicazione interna efficace allo staff, oltre a un’organizzazione adeguata, possono fare la differenza e facilitare un project manager di successo.

Tempistiche di scadenza non realistiche

Ogni progetto richiede il tempo adeguato per essere completato.

Pianificare con cura per stabilire scadenze realistiche ed evitare stress inutile al team e risultati di qualità scadente causati dall’ansia del rispetto della timeline.

Per evitare tali situazioni, un project manager dovrebbe prevedere nella sua pianificazione tempistica non solo date realistiche, ma anche ritardi e imprevisti correlati alla complessità del progetto.

Errata valutazione delle risorse a disposizione

Questo punto è un errore comune in molti team di sviluppo e agenzie.

Prima di iniziare un progetto digitale (o di altro tipo), il project manager deve capire le competenze di ogni membro del team e valutare le risorse a disposizione.

Pertanto, se le persone con le competenze adeguate non sono disponibili, il progetto potrebbe non proseguire come previsto.

Inefficacia delle comunicazioni

Spesso il segreto di un team vincente è una comunicazione funzionale e produttiva. Ma cosa accade quando le persone non comunicano all’interno dello stesso team? Molti dettagli e modifiche del progetto non vengono trasmesse alle persone competenti e il rischio di consegnare un lavoro non aggiornato è praticamente inevitabile.

Una situazione rischiosa si verifica quando le comunicazioni diventano eccessive.

In questo caso, i messaggi importanti si confondono con quelli marginali e la concertazione del team potrebbe spostarsi su elementi di poco conto, compromettendo anche la riuscita dell’intero progetto.

Realizzare una comunicazione efficace non è facile, ma il segreto è documentare ogni comunicazione rivolta al team e distinguere i messaggi per ogni risorsa utilizzata.

Gestione fallimentare del rischio

Le agenzie commettono un grave errore nella gestione del rischio di ogni progetto. È fondamentale avere conoscenza dei rischi, competenze per gestirli e una strategia per mitigarli e risolverli.

L’assenza di uno di questi elementi di fronte a un rischio potrebbe compromettere il progetto, impattare le finanze disponibili e infine mettere in dubbio la credibilità dell’agenzia.

Qual è la soluzione in questo caso?

La soluzione è semplice: analizzare i rischi non solo all’inizio ma durante tutto il percorso, avendo sempre una valida strategia come risposta ai rischi più plausibili.

La mancata valutazione del successo 

Sebbene gli errori e i fallimenti possano insegnare molto, lo stesso vale per i successi.

Un prodotto o un progetto ben riusciti possono offrire spunti di riflessione e valutazione interessanti.

Perché è importante per il team sapere che un progetto funziona effettivamente?

Prima di tutto, può migliorare l’umore, rafforzando le dinamiche interne e motivando le risorse.

Inoltre, il successo e le sue dinamiche potrebbero rivelare nuove strategie e lacune da affrontare.

Abbiamo concluso l’analisi degli errori più comuni e diffusi nelle agenzie nella gestione di progetti.

Sono fondamentali da considerare per evitare imprevisti e gestire efficacemente le risorse disponibili.

Quali sono i consigli migliori per evitare errori e ottenere successo senza difficoltà?

Utilizzare una piattaforma che accompagni lo sviluppo di ogni progetto, migliorando la comunicazione, il lavoro e la presa di decisioni per raggiungere gli obiettivi prefissati.

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